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抛弃笔记本,完全用标签管理笔记有什么需要注意的

日常工作中经常会出现这样的情况:

  1. 小张怎么也想不起来上次收藏的一篇健身饮食相关的文章,到底是在印象笔记的「健身」分类下,还是在「健康」或者「饮食」分类下,跨分类的文章太多,小张感到头秃
  2. 小李用标签管理文档,但是每次查询标签时,总是犹豫到底应该搜索时间管理还是效率,亦或是工作流,标签实在太多,小李很恼火

这两种情况都属于整理方法不科学,给检索时造成了麻烦。

检索分类的难题

在正式介绍整理方法前,不得不先声明一个事实:**完全无重叠的分类是不可能实现的。**以小张为例,小张是一个健身教练,他在「健身方法」分类下有教会员如何管理「睡眠」、「饮食」和「健身动作」,同时小张也热爱生活,他在「生活」分类下有「财务知识」,并在「睡眠」和「饮食」里记录自己的睡眠和饮食习惯。这就造成了「睡眠」和「饮食」同时存在于个人生活和健身方法两个分类里。

如何打标签-分类

像小张这样的情况几乎不可避免,分类作为一种整理方法,就免不了出现上图中重叠的部分。什么是分类?**分类就是预先设计好一堆插槽,再把不同的东西分门别类放进对应的插槽里。**小张在检索「饮食」相关的内容时,他的分类系统失效了,同一个东西可以属于不同插槽。小张此时必须用「个人生活 + 饮食」或是「健身 + 饮食」的扩展分类形式才能得到想要的结果。由此可见,分类失效最简单的解决办法是扩展分类,比如增加两个子分类「生活饮食」和「健身饮食」。但是由于文档日积月累,这种小分类越来越多,越来越难管理;而一些分类里只存了 1、2 篇文档,根本没必要单独开个分类。

小张的头秃越来越严重了,为了帮助像小张这样的分类困难症,人们想出了两种不同的办法:

  1. 用标签解决重叠部分,比如饮食就可以作为标签,在「健身」分类下的文章如果贴着饮食就代表它属于健身相关的饮食,同时这个标签也可以贴到「个人生活」下的文章里。
  2. **通通用标签,**把个人生活变成标签,一篇文章如果同时贴有个人生活饮食,那它就是生活方面的饮食,不是健身的饮食知识。具体的做法会在后面章节讲解。

遵守使用原则

不管哪种方式,即便有了标签和分类的双管齐下,也要有使用的原则,否则滥用的结果比不分类更麻烦。这回我们从原点出发,先思考一下人类检索信息的方式。

通常检索信息有两种方式:

  1. 通过树形的层级体系,自顶向下一层层检索
  2. 通过碎片的记忆,用关键词和关联性,自底向上检索

基于这两种常见的检索方式,我们约定一种分类和标签的使用原则:

  • 谨慎扩展新分类,分类之间尽量不重叠

  • 标签尽量不可拆分,标签之间组合使用

分类的创建成本高,检索成本低,所以分类只有数量少,重叠部分少,才能提高自顶向下查找的命中率。

标签创建成本低,但是检索成本高,所以标签可以是跨类别的,标签越具体,组合越丰富,关键词命中率越高。

基于这两种原则去管理分类和标签,就可以保证你的检索体系不崩溃的同时,检索效率最高。比如我先搜索「健身」分类,发现文章太多,于是我加上饮食相关的标签,就可以轻松过滤掉大部分信息。标签越具体,组合越详细,过滤效果越好。

另外,假设我只记得文章的模糊内容,也可以直接搜索标签或内容。

完全标签化的思路

现在流行一种管理方式,抛弃分类,完全用标签管理。拿印象笔记为例,在这篇 《Using Evernote (the right way)》 的文章中,作者抛弃了常见的笔记本分类法,完全用标签来整理笔记。笔记本只保留「收件箱」、「收藏夹」和「废纸篓」。这种方式免去了整理笔记本的麻烦,但同时,造成了检索时必须依赖标签。作者为了解决这一难题,提出了一种被我称之为**「给标签分类」( 原文是 Organize Tags)**的做法。

其实给标签分类的做法非常常见,以 豆瓣 为例,你肯定见过下边的标签分类方式:

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**这种方式的好处就是:你既可以直接在搜索栏搜索具体的标签,也可以通过标签分类先筛选出标签,再点击标签明层缩小筛选范围。**这就解决了标签不好逐层检索的问题。

仍然以印象笔记为例,我们该如何改造它,使之成为完全标签化的系统呢?

首先,把现有笔记的标签归入对应的父类标签。比如新建一个信息管理,然后把项目管理时间管理思维导图信息检索全部拖到信息管理标签下,使之成为父标签。

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之后,按照「我是谁,从哪来,到哪去」的原则补充所有遗失的标签。

  1. 我是谁,笔记属于哪个知识点、具体的知识类型
  2. 从哪来,笔记的来源,如果是网页剪藏,印象笔记会自带来源信息
  3. 到哪去,笔记的用途,比如进行中的某个项目

这样,一篇笔记的标签看起来是这样:

标签命名

这里的来源我直接使用了印象笔记自带的信息。标签的用途如果不明确也可以忽略。知识点要遵循具体,尽量不可拆分的原则。父类别标签的存在,是为了避免开头中小李遇到的问题,标签太多时,检索无从下手。文章有了父类别标签,你就多了一种筛选笔记的方式:直接在标签管理界面点选父标签来缩小筛选范围。

完成了这些,我们下次检索笔记,就可以用两种方式:

  1. 通过父标签 > 子标签的方式逐层检索
  2. 通过搜索框输入标签名直接检索

如果你不是印象笔记用户,也可以采用一些迂回的手段,比如建立一张标签父子关系的笔记,来作为查找目录。

看到这里你也许已经发现,这种完全标签化的方式其实只不过是把分类变成了标签,它同样存在父标签之间范围重叠的问题,所以一样要遵循前文的分类和标签的使用原则。

小结

本文先分析了检索分类的难题——分类之间的重叠造成添加和检索时的不便。之后按照分类和标签两种归类方式的区别,提出了创建和使用分类、标签的原则,即谨慎分类,组合标签。之后介绍了一种完全标签化的管理信息方式。它的本质仍然是通过分类 + 标签的组合,提高检索效率。

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